Как ПАТ GROUP сократила рутину на 40% и повысила эффективность на 35% с помощью Битрикс24
О клиенте
ПАТ GROUP — эксперт в комплексном обслуживании инженерных систем зданий, работающий на рынке более 13 лет. Компания выполняет полный цикл работ по проектированию, производству, поставку, монтаж и эксплуатацию систем вентиляции, отопления, водоснабжения, электроснабжения, слаботочных сетей, кондиционирования и огнезащиты.
На счету компании более 20 000 выполненных контрактов на поставку оборудования, свыше 500 проектов по монтажу инженерных систем и 100 объектов, находящихся на постоянном техническом обслуживании. В штате работает более 500 специалистов, а партнерская сеть насчитывает 200 поставщиков и 50 постоянных партнеров.
Задача клиента
До начала проекта в компании не было единой системы для работы с клиентами и проектами. Данные хранились в Excel-таблицах и на почте, из-за чего терялись заявки, повторялись задачи, а руководители не видели полной картины по проектам. Менеджеры вручную отслеживали стадии проектов, руководители сами искали клиентов без активности, а согласование договоров часто задерживалось.
Чтобы это исправить, компания обратилась в Первый Бит. Перед нашей командой стояли задачи:
- Настроить CRM для управления продажами и проектами.
- Создать единое и централизованное хранилище данных о клиентах, проектах и взаимодействиях.
- Автоматизировать документооборот и ключевые операционные процессы, включая согласование договоров и контроль проектных этапов.
Что сделали
Команда Первого Бита начала с детального анализа существующих процессов ПАТ GROUP. Мы изучили, как компания хранит данные о клиентах, сделках и проектах, как отслеживаются этапы продаж и выполнения проектов. На основе этого анализа были сформированы функционально-технические требования для внедрения CRM: описание логики работы системы, структуры данных и автоматизации ключевых процессов. Для этого было решено использовать облачную версию Битрикс24: Энтерпрайз.
Настройка основных сущностей CRM
Для обработки первичных сделок была создана воронка «Продажи», которая отражает весь путь сделки и позволяет менеджерам контролировать каждый этап взаимодействия с клиентом. Параллельно была настроена воронка «Проекты», предназначенная для детального управления реализацией объектов. Воронка включает такие этапы, как «Проектирование», «Рабочая документация» и «Строительство».
Автоматизация рутинных процессов
Ранее менеджеры тратили много времени на ручное создание сделок и отслеживание активности клиентов, и чтобы освободить сотрудников от этих повторяющихся задач, мы настроили автоматизацию ключевых процессов в CRM.
- При поступлении заявки через CRM-форму автоматически создается лид с привязкой к направлению работ (вентиляция, пожарные системы и т.д.).
- При успешной квалификации лида система автоматически создает сделку в соответствующей воронке.
- Согласование договоров было формализовано в бизнес-процесс. При смене стадии сделки автоматически создается задача на согласование для юристов, исключая зависание документов и ускоряя процесс.
- Для контроля спящих клиентов настроено автоматическое уведомление руководителя, если по проекту или клиенту не было активности более трех месяцев.
Внедрение системы справочников и разграничения прав
До внедрения CRM сотрудники тратили много времени на поиск и анализ информации по клиентам, а отсутствие удобного инструмента для сегментации осложняло работу с разными сегментами. Чтобы это исправить, мы разработали несколько справочников, которые позволили быстро находить нужные данные и удобно классифицировать клиентов.
Для эффективной сегментации клиентов и стандартизации данных были созданы системные справочники по типу компаний (Заказчик, Проектировщик, Монтажная организация), по сфере деятельности и единый справочник направлений работ и статусов лояльности клиентов.
Параллельно мы настроили права доступа для разных ролей пользователей, чтобы четко разграничить зоны ответственности и обеспечить безопасность данных. Интеграция с существующими базами позволила сохранить всю историческую информацию и обеспечить плавный переход на новую систему.
Результаты
После внедрения Битрикс24 ПАТ GROUP получила централизованную систему управления продажами и проектами, которая существенно упростила рутинные операции и повысила прозрачность бизнес-процессов. Все ключевые данные теперь находятся в одном месте, а сотрудники могут сосредоточиться на выполнении важных задач, не тратя время на ручной ввод и поиск информации.
- Сокращение времени на рутинные операции на 40% за счет автоматического создания задач, напоминаний и контроля сроков.
- Рост эффективности сотрудников на 35% благодаря освобождению от ручного ввода данных и сосредоточению на ключевых задачах.
- Снижение количества ошибок в документах на 75% за счет стандартизации процессов и централизации информации.
- Увеличение скорости поиска информации на 60% благодаря созданию единой базы данных, содержащей историю по 1500 клиентам и 500 проектам.
